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Logiciel pour architectes au Maroc

Doliarchi est une mission autour de Dolibarr et d' infrastructure sous Linux

autour d'un intranet dolibarr, d'infrastructure Linux, et d'un extranet, de téléformation et de téléassistance.

▶ Permet de centraliser l’information (fichiers, emails, contacts ...) et de la rechercher instantanément
▶ de la partager selon des règles et une hiérarchie et d’interagir avec son équipe
▶ de disposer d'informations actualisées en temps réel sur les tableaux de bords et de synthèse
▶ de générer des rapports ou emails automatiques basés sur des modèles
▶ de recevoir des notifications sur évènements (devis, tâches ..)
▶ de lier des données (fichiers, emails, évènement ...) à une fiche client ou projet
▶ ...

Retour sur investissement rapide

▶▶▶ dès le démarrage de la mission 

Se libérer des dépendances et des complications grâce à Doliarchi :

“ Ne plus dépendre d'une donnée, d'une personne ou d'un matériel, tout centraliser dans un système d'information adapté, dupliqué, archivé ... et faire un suivi opérationel de qualité ... . ”




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Nous avons placé dolibarr au centre d'un système Linux et ses composants d'infrastructure pour centraliser et simplifier les flux d'informations.

Imaginez - vous accéder à la fiche d'un client et pouvoir y retrouver tout l'historique : fichiers, emails, devis, factures, suivi des projets, feuilles de temps, suivi des règlements ...

... tout en partageant avec vos collaborateurs les accès, les meetings, les chats, les dossiers de production, le suivi des emails, ... depuis un simple navigateur …



<< Une seule personne suffit à alimenter le SI >>

De par la conception de dolibarr et les modules connectés dans Doliarchi, une seule personne suffit à alimenter le SI.

Apports stratégiques de Dolibarr comme logiciel pour cabinet d'architectes au Maroc

Doliarchi permet de faire le minimum pour avoir le maximum, grâce aux critères stratégiques apportés à la personne qui va être en charge d'alimenter le S.I au quotidien :

Cette personne, secrétaire de direction ou autre rôle central, pourra, par son remplissage quotidien, permettre un SI vivant et à jour à la direction et aux équipes, avec des tableaux de bords, des interfaces de synthèses ...

Mais aussi les actions de publications d'informations, de livrables, de photos de chantiers ...

Centralisation et structuration

Tout y est centralisé et structuré : les documents, les emails, les livrables, les évènements, les flux, les projets, les contacts, les factures, la comptabilité ... et cela sans efforts

Historisation & versionalisation

Le fait d'historiser un évènement, un email, un fichier ou un flux, permet de le rechercher comme n'importe quelle ressource. Et du fait que le système la contient comme donnée inscrite, il la restitue lors de la recherche

Automatisation et notifications

Il suffit d'insérer le minium de données pour obtenir un retour d'information pertinent grâce aux automatisations. De plus, les notifications permettent de recevoir une attribution de tâche, d'entrée agendas, ou d'alerte de seuil ou d'évènement.

<< 4 phases complémentaires pour Doliarchi>>

Lors de l'étude du Cahier de Charges, on répartit les objectifs à atteindre selon 4 phases de progression du SI :

C'est dans ces phases que nous injectons les options, modules de productivité et de connectivité et que nous établissons le coût de la mission .

  • Cahier de charges du client

  • Validation du contrat et du plan d'action avec 4 phases
  • Achats et activation des prérequis matériels et techniques
  • Démarrage de la Phase 1 : sur la base des modules natifs dolibarr
  • Formation du GSI


1.

Centralisation

Le noyau de la solution est mis en place pour centraliser les fichiers, emails, contacts, agendas, projets, tâches, chats ..

2.

Automatisation

On met en place les modèles de rapports, d'email, les synchronisations, les notifications, les importations ...

3.

Publication

On met en place les solutions de publication de livrables, de galeries de chantiers, de portails d'informations, webinaires ...

4.

Duplication

On met en place les modules (loués et/ou installés) de miroir/basculement local ou distant avec remontée d'alerte par email et journaux.

Détails des phases Doliarchi :

4 phases importantes pour finaliser le S.I ...
et pour mieux contrôler le rapport investissement / intégration,
car il ne s'agit pas d'avoir une solution qui n'est pas utilisée...

Phase 1 : Centralisation Intranet


  • Installation du serveur Linux, de dolibarr (infrastructure samba, dovecot, ...) et sauvegarde miroir
  • Création des utilisateurs
    et groupes
    dans les modules mail, fichiers, chat, vpn et dolibarr
  • Paramétrage des modules natifs
    de dolibarr selon critères du client

    (sécurité, utilisateurs, groupes)
  • Activation des modules Doliarchi (chat,file,mail,nom,pass,livrables ..) qui permettent la centralisation
  • Formation du GSI
    sur l'exploitation des modules au quotidien
A l'issue de cette phase, nous avons un système Dolibarr avec ses natifs paramétrés, qui permet de centraliser l'information, les fichiers (avec audit et corbeille), les emails, les chats et videochats et partages de bureaux, qui donne accès à distance aux utilisateurs autorisés via pptp (sécurisé par Fail2ban), et qui se sauvegarde sur le disque secondaire chaque jour en miroirs .
Une fois la téléinstallation finalisée, nous téléformons/téléassistons le GSI (Gestionnaire de Système d'information)
à l'exploitation de Doliarchi au quotidien, avec les ajustements qui s'imposent ...




Phase 2 : Automatisation & Personnalisation


  • Importation
    de données en masse (selon modèles fournis par dolibarr : tâches, services, produits, tiers ...)
  • Personnalisations
    à définir au niveau des listes,
    des champs, des onglets,
    et des modules
  • Personnalisations
    des modèles emails et rapports de documents et des impressions PDF et du plan comptable
  • Installation
    des modules et des fonctionnalités complémentaires (dolistore) demandées par le client
  • Installation
    des modules de reporting et d'extraction de données (dolistore ou complémentaires)
C'est dans cette phase que nous personnalisons l'usage avancé de Doliarchi par de la prestation et des achats de compléments.
La phase 1 a permis de démarrer, mais aussi de révéler les besoins en approfondissement et en fonctionnalités avancées et complémentaires, le besoin en reporting ... que nous allons pouvoir planifier pour cette phase.
C'est dans cette phase (complexe) que l'installation est personnalisée pour pouvoir faire des automatisations et extractions pertinentes ...




Phase 3 : Publication & Collaboration Extranet


  • Installation d'un
    serveur extranet sous Linux
  • Configuration de la solution
    Nextcloud comme Drive privé
  • Paramétrage globaux, des groupes, utilisateurs et modules
  • Mise en place
    des routines de sauvegarde
  • Formation à l'administration et l'exploitation au quotidien
A l'issue de cette phase, nous avons des interfaces dédiées à la collaboration avec des externes (partenaires, collaborateurs ou clients), où chaque évènement de publication est renseigné dans l'agenda dolibarr avec son lien au module externe.
C'est dans cette phase (qui demande des hébergements externes) que l'on dispose d'interfaces professionnelles pour la publication/transmission des livrables, la publication des photos de chantiers, le disptach d'informations publiques ou privées (PV ...), et les meetings enregistrés ...




Phase 4 : Duplication & Archivage


  • Basculement globale du système
    sur SDB ou USB
  • Basculement globale du système
    sur SDB ou USB avec archivage incrémentiel
  • Serveur Miroir local synchronisé chaque heure
  • Serveur Miroir distant synchronisé chaque jour
  • Sauvegarde sur espace cloud (google drive)
C'est dans cette phase finale que nous mettons en place la stratégie de sauvegarde miroir, de versionalisation avec la sauvegarde incrémentielle, de serveur miroir local, de serveur de miroir distant, et finalement de sauvegarde sur le cloud.
Ces modules sont proposés sous contrat en SAAS (software As A Service), ou inclus dans notre contrat de téléinfogérance.

Structuration du quotidien de votre cabinet d'architecture

Doliarchi permet, avec sa combinaison de technologies, de structurer  et de rationaliser votre quotidien pour apporter les fonctions critiques d'une gestion centralisée adaptée aux exigences d'un bureau d'études ou d'un cabinet d'architectes, avec ses automatisations, ses modèles personnalisés, ses tableaux de synthèse ...

Socle Dolibarr enrichi avec des modules

Partages et Recherche dans les modules agendas, contacts, devis, factures, projets ...

Automatisations, notifications et alertes

Dolibarr apporte un système automatisé, de notifications et alertes sur évènements.

Retour d'infos
Project Management et suivi d'affaires

Gestion de projet complète en mode simple ou avancée (facturations régie, forfait ...)

Gantt et rentabilité
Suivi et facturation des heures travaillées à la tâche

Mesure du temps facilitée avec bouton start/stop, et feuille de saisie jour ou hebdo.

feuille de temps

Comment garantir le succès de la mission Dolibarr Doliarchi :

Il suffit que les modules soient utilisés sur une base régulière pour les tâches métiers, afin d'alimenter le système et ses tableaux de bords : c'est la centralisation .

La mise en place peut être rapide, mais c'est l'effort de centralisation du client qui est critique pour la suite !

  • L'assistante - réceptionniste doit pouvoir saisir les appels, rendez - vous, nouveaux contacts .. sur le système dolibarr .
  • Les commerciaux doivent pouvoir faire leur devis, commandes, correspondances depuis le système .
  • L'administrateur des ventes ou le comptable doit pouvoir valider les factures fournisseurs/client, entrées stocks, notes de frais, salaires ... depuis son interface.
  • Les gestionnaires de projets doivent pouvoir suivre mettre à jour le statut des tâches selon leurs avancement.
  • Les collaborateur de projets doivent pouvoir saisir le temps consommé sur les fiches dédiées à cet effet.
  • La direction financière doit pouvoir surveiller la rentabilité des projets et de l'activité commerciale via ses tableaux de suivis
  • Et finalement, la direction générale peut suivre la synthèse d'activité générale depuis son tableau de bord, soit depuis téléphone, tablette, ou PC, en local ou à distance.
  • Si une information vient à être publiée ou partagée, on effectue l'action de partage/publication puis on la saisie comme entrée agenda pour l'avoir aussi dans la recherche .
  • En vérité, une seule personne (habilitée à voir l'information financière) peut saisir ces données, sur une base quotidienne, sans avoir à cumuler les rôles et charges métiers de tous les utilisateurs .


Comment démarrer une Mission Dolibarr Doliarchi

Vous voulez une présentation de la solution ? Nous vous ferons un démonstration à distance. : Prenez RV par le formulaire !

On établit la pertinence de l'offre Doliarchi par rapport aux besoins du client.

On confirme ici que le client a bien besoin de Doliarchi avec ses fonctionnalités, ainsi que les moyens humains, technologiques et financiers pour se lancer dans la mission.

Cela se fait à partir d'une simulation préalable du quotidien du client sur une plateforme de démonstration Doliarchi.

On commence par mettre en place le Cahier De Charges pour identifier le besoins en fonctionnalités. 

Dans ce Cahier de charges, on explique le rôle que chaque module Doliarchi va satisfaire.
C'est ici qu'on définit les besoins en modules, le périmètre, les délais et finalement le Plan d'Action.

Déploiement du Plan d'action :
Dolibarr pour gérer le déploiement de Doliarchi

On commence par installer le serveur Doliarchi avec Dolibarr comme premier module pour gérer le projet et suivre le Plan d'Action. 
Chaque tâche est normalisée selon son nom, ses critères, son niveau et sa flexibilité, 
C'est à ce stade d'ailleurs qu'on observe la pertinence de la gestion de projets via Dolibarr.

On active aussi dès le départ les routines de sauvegarde et d'archivage 

Les modules de sauvegarde sont implémentés dès le départ, ainsi, chaque avancée du projet est couverte par des processus de sauvegarde automatiques.

Afin de faciliter le déploiement, on découpe la mission en sous projets: 

Il peut y avoir en fonction du terrain, plusieurs intervenants, interlocuteurs ou contextes qui pourraient compliquer un déploiement.
Eclater la mission en sous projets permettrait de faciliter le déroulement du Plan d'action. 

On clôture chaque tâche ou jalons terminés, pour pouvoir finaliser le Plan d'Action.

On suit le Plan d'action à la lettre, sinon une tâche n'est jamais finie. Si de nouveaux critères apparaissent, ils sont reportés dans un autre projet, un autre Plan d'action.

Liste des modules Dolibarr Doliarchi

Centralisation

Portail commercial + compta

comptes, contacts, devis, commandes, factures, règlements, compta ...

Portail projets + Fiche temps

Objet, tâches, participants, rentabilité, Gantt, facturation en forfait ou en régie

Portail de fichiers + livrables

Publication des livrables avec tags et notifications automatiques

Portail d'information +galeries

Publication web avec authentification de zones publiques privées

Communication

Automatisations

Rapports, documents, emails, notifications, liaison agendas, audit

vpn_lock

Réseaux distants

Serveur intégré VPN PPTP avec fail2ban

chat_bubble_outline

Chat sécurisé web ou client

avec archivage des échanges

Wébinaires

Portail web avec enregistrement et rediffusion

Collaboration

Fichiers synchronisés

Emails synchronisés

Calendriers synchronisés

perm_contact_calendar

Contacts synchronisés

Infrastructure

Serveur intranet

Pour la production interne

Serveur extranet

Pour les échanges externes

Serveur Webconférence

Pour les réunions en ligne

Sauvegarde locale & distante

Duplication & archivage du SI

Apports de Dolibarr DoliArchi pour votre agence d'architecture

Doliarchi consiste à :
  • infrastructure sous Linux
  • serveur de partages SAMBA avec corbeille et audit
  • plateforme Dolibarr adaptée et paramétrée
  • modules spécifiques pour dolibarr
  • sauvegarde incrémentielle locale et distante en SAAS (software as a service)
  • serveur synchronisé en miroir en cas de défaillance du principal (en SAAS)
  • archive jour, hebdo et mois vivante : si besoin d'une archive (en SAAS)
  • serveur email intranet sécurisé pour communication intranet ou extranet
  • gestionnaire de mots de passe centralisé avec imports/exports/tags et recherche
  • collecteur d'email entrant sortant de domaine
  • portail d'information avec zones privatives pour les groupes
  • portail de livrables privé avec hiérarchies, recherches et notifications
  • galerie de photos de chantiers avec glisser-déposer, zones privées et publiques
  • portail Visioconférence avec enregistrement et rediffusion
  • module VPN PPTP protégé par Fail2ban pour les connexions distantes
  • dossiers synchronisés pour les utilisateurs locaux et distants
  • serveur de Chat VOIX VIDEO XMPP avec groupes
  • personnalisations et la formation distantes
  • monitoring distant et support proactif
  • générateur de nomenclature de fichiers
  • journalisation explicite et facile à lire
  • ...
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DoliArchi cest aussi :

"un contrat téléinfogérance"

Une fois la plateforme installée et en production, il s'agit de la maintenir en fonctionement malgré les problèmes matériels, logiciels, réseaux et humains qui peuvent se produire.


Avec le contrat de Téléinfogérance DoliArchi , nous vous accompagnons dans votre quotidien dans l'exploitation sans heurts de la plateforme. Nous pouvons aussi vous fournir du Télésupport pour vos machines et vos utilisateurs.

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